BAYBURT ÜNİVERSİTESİ

AÇIK ERİŞİM VE KURUMSAL ARŞİV POLİTİKASI

GEREKÇE

Bayburt Üniversitesi’nde basılı ve elektronik ortamda üretilmekte olan akademik çalışmaların, (makale, kitap/kitap bölümleri, tez, proje, rapor, konferans bildirimleri/sunumlar, teknik dokümanlar, veri setleri, afiş, video kaydı vb.) bir araya toplanması, derlenmesi ve korunmasının sağlanması, ulusal ve uluslararası Açık Erişim standartlarına uygun Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Sistemi’nin kurulması.

BAĞLAM

Açık Erişim, bilimsel araştırmaları akademik yayıncılığın geleneksel abonelik modelinden farklı bir biçimde paylaşmayı sağlayan araçlardan birisidir. Bu sistem akademik çalışmalara erişim konusundaki engelleri azaltmaya yönelik çabasıyla; bilimsel çalışmaları arttırmaya ve eğitim içeriğini zenginleştirmeye yönelik önemli bir potansiyele sahiptir. Diğer yandan, yayın maliyetlerini azaltmakta ve böylece okuyucular, uygulamacılar ve araştırmacıların içeriğe ücretsiz olarak erişimini sağlamaktadır.

Üniversite bünyesinde üretilen akademik çalışmaların açık erişimli olarak paylaşılması bu çalışmaların görünürlüğünü ve üniversitenin tanınırlığını arttırmayı mümkün kılarak yeni yapılacak araştırmalarda kamu ve özel sektörden daha fazla proje desteği sağlanmasına olanak sağlayacaktır. Bu nedenle, Üniversitemiz mensuplarına ait akademik çalışmaların geniş kitlelere ulaştırabileceği bir açık erişim mekanizması kurulmasına karar verilmiştir.

AMAÇLAR

a) Bayburt Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların derlenmesi ve korunmasının sağlanması.

b) Bayburt Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların Açık Erişim ve Kurumsal Arşivsistemi aracılığıyla uluslararası erişime sunulması.

c) Kurumsal bellek oluşturulması.

TANIMLAR

Bayburt Üniversitesi Mensupları: Bayburt Üniversitesi akademisyenleri, personeli ve öğrencileri “Bayburt Üniversitesi Mensupları” olarak adlandırılmıştır.

Açık Erişim: Bir Bayburt Üniversitesi mensubu tarafından gerçekleştirilmiş akademik çalışmaya ücret ödemeden, herhangi bir engelle karşılaşmadan, dijital ortamda erişebilmeyi ifade eder. Bu çalışmalar hakem değerlendirmesinden geçerek akademik bir dergide yayınlanma hakkını kazanan makaleleri, tezleri, projelere ait çıktıları, kitap, kitap bölümleri, rapor, konferans bildirimleri, sunumlar, teknik dokümanlar, veri setleri, afiş, video kaydı ve açık ders materyallerini içerir.

Kurumsal Arşiv: Bayburt Üniversitesi’nde üretilen akademik çalışmaların arşivlenerek açık erişime sunulduğu sistemi ifade eder.

Akademik Çalışmalar: Bayburt Üniversitesi mensuplarının araştırmalarını, aldıkları fonlar ve yaratıcı faaliyetleri sonucu ortaya çıkan tüm çalışmaları ifade eder.

Kişisel Arşivleme: Bir Bayburt Üniversitesi mensubunun entelektüel katkı sağladığı çalışmasını Bayburt Üniversitesi Açık Erişim ve Kurumsal Akademik Arşiv Sistemi’nde depolaması sürecini ifade eder.

İvedi Depolama: Akademik çalışmaların birer kopyasının yayın tarihinden geç olmamak koşulu ile hakem denetiminden geçtikten sonra ivedilikle Bayburt Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde depolanması sürecini ifade eder.

Ambargo: Araştırma sonuçlarının belli bir süre (6 – 12 ay) erişime kapalı tutulmasını ifade eder.

KAPSAM

a) Bu politika Bayburt Üniversitesi’nce doğrudan ya da dolaylı olarak desteklenen ve Üniversitemiz mensupları tarafından gerçekleştirilen tüm akademik çalışmaları kapsar. Bayburt Üniversitesi mensuplarının Bayburt Üniversitesi dışında gerçekleştirdikleri çalışmaları istedikleri takdirde Açık Erişim Sistemi’nde erişime sunulur.

b) Bayburt Üniversitesi Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Sistemi’nin içeriği aşağıdaki materyallerden oluşur;

 Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler,

 Yayımlanma aşamasında olan makaleler,

 Yüksek lisans ve doktora tezleri,

 Konferans bildirileri,

 Seminer metinleri,

 Teknik notlar,

 Proje çalışmaları,

 Kitaplar,

 Kitap içindeki bölümler,

 Ödüllü çalışmalar,

 Patent belgeleri,

 Açık Ders Materyalleri.

Açık Erişim sistemi ile bu materyaller Bayburt Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’ne kaydedebilir ve bu kaynaklar tüm paydaşlara telif haklarına dikkat edilerek sunulabilir.

c) Bayburt Üniversitesi mensupları, daha önce farklı bir açık erişim sisteminde arşivlenmiş ve internet aracılığıyla erişilebilir durumda olan akademik çalışmalarının başka bir Kurumsal Arşiv sisteminde yeniden arşivlenmesine gerek yoktur.

İLKELER

a) Yasal koşullar çerçevesinde Bayburt Üniversitesi mensubu akademik çalışmalarını yayıncılarla yapmış olduğu anlaşmaların koşullarını ihlal etmeyecek şekilde tüm dünyada geçerli bir lisans anlaşması ile elektronik bir kopyasını açık erişim sisteminde arşivleyebilir.

b) Bayburt Üniversitesi mensupları yukarıda sıralanan koşullar ile birlikte, bir akademik dergide yayınlanması onaylanmış olan akademik çalışmalara en üst düzeyde erişimin desteklenmesi için aşağıdaki süreçler izlenebilir:

1. Bazı bireysel çalışmalara ambargo ve benzeri koşullar nedeniyle erişim sınırlandırılabilir veya tamamen engellenebilir.
2. Bayburt Üniversitesi mensubu, hakem değerlendirmesinden geçerek akademik bir dergide yayınlanması için onaylanmış makalesinin bu sürümünü Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde ivedi olarak arşivleyebilir.
3. Bayburt Üniversitesi mensupları yayınlarını “Açık Erişim” seçeneği ile dergilere yayımlamak üzere gönderebileceği gibi, yazarın yayıncılarla yaptığı anlaşmalar ve arşivleme seçenekleri göz önüne alınarak çalışmalara erişim  “Kamuya Açık Erişim”  ve “Ambargo Süresi Sonunda Açık Erişim”  (ambargo süresi 12 ayı geçmemelidir) olmak üzere iki şekilde uygulanabilir.

c) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, tüm akademik çalışmaların derlenmesi ve standartlara uygun olarak Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenmesi için üniversite mensuplarıyla koordineli olarak çalışır.

d) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı; Açık Erişim Sistemi’nin kurulumu, güncellenmesi, yedeklenmesi, uzun süreli korunması ve güvenli arşivlenmesini sağlar.

LİSANSLAMA

Bayburt Üniversitesi’nin her mensubu entelektüel katkı sağladığı çalışmasının yasal koşullar çerçevesinde, Bayburt Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde yayıncılarla yapmış olduğu anlaşmaların koşullarını ihlal etmeyecek şekilde kamuya açık olarak dağıtım ve koruma prensiplerine uygun olarak depolanacağını kabul eder ve onaylar.

ÇOK YAZARLI ÇALIŞMALARDA ARŞİVLEME SORUMLULUĞU

Bayburt Üniversitesi mensupları birden fazla kurumdan birden fazla yazarın işbirliği ile yaptıkları çalışmaları Bayburt Üniversitesi Açık Erişim Sistemi’nde arşivleyebilirler. Birden fazla Bayburt Üniversitesi mensubu tarafından gerçekleştirilmiş çok yazarlı çalışmalarda kaynağı ilk yazar arşivler.

KURUMSAL AKADEMİK ARŞİV VE AÇIK ERİŞİM DANIŞMA KURULU

Bayburt Üniversitesi Rektörlüğü, bir Açık Erişim Danışma Kurulu kurulmasına öncülük ederek bu kurulun yürütücülüğünü üstlenecektir. Bayburt Üniversitesi Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Danışma Kurulu aşağıda belirtilen akademik ve idari birim temsilcilerinden oluşur.

a. Rektör veya görevlendireceği Rektör Yardımcısı,

b. Senato Temsilcisi,

c. Bayburt Eğitim Fakültesi Temsilcisi,

d. İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Temsilcisi,

e. Mühendislik Fakültesi Temsilcisi,

f. İlahiyat Fakültesi Temsilcisi,

g Bayburt Meslek Yüksekokulu Temsilcisi

h. Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Temsilcisi

i. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Temsilcisi

j. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Temsilcisi

 AÇIK ERİŞİM POLİTİKASININ ETKİN OLARAK UYGULANMASI

a) Bayburt Üniversitesi Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Danışma Kurulu bu politikanın yürürlüğe girmesini takip eden ilk üç yıl içerisinde her yıl, bu üç yılın sonunda ise her üç yılda bir politikayı değerlendirmekle yükümlüdür. Kurul, gerekli gördüğü hallerde politikanın revize edilmesi veya değiştirilmesine ilişkin öneri ve görüşleri Rektörlüğe sunar.

b) Bu politika Bayburt Üniversitesi Rektörlüğü tarafından yürütülür.