Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. maddesinde belirtilen; Personel Dairesi Başkanlığı’nın Yetki Ve Sorumlulukları

·         Üniversite’nin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalarını yapmak

·         Personel sisteminin geliştirilmesi ile ilgili önerilerde bulunmak

·         Üniversitemiz personelinin atama, özlük ve emeklilik işlemleriyle ilgili işleri yapmak

·         Üniversitemize tahsis edilen öğretim elemanı kadrolarının Üst Yönetim’in talimatları doğrultusunda dağılımını yapmak

·         Kullanım izni ve verilen kadrolarla ilgili işlemleri yürütmek

·         Üniversitemize tahsis edilen öğretim elemanı kadrolarında dolu kadro ile boş kadroda bulunan derece ve unvan değişiklikleri tekliflerini yapmak

·         Üniversitemizin öğretim üyesi, öğretim görevlisi, uzman, okutman ihtiyaçlarının karşılanması ile ilgili işlemleri yürütmek

·         Öğretim elemanlarının görevlendirilmeleri ile ilgili işlemleri yapmak

·         Anabilim dalında dolu olan bir kadronun terfi amaçlı olmak ve kadro unvanında bir değişiklik yapılmamak kaydıyla Rektörlük bünyesinde boş bulunan bir üst dereceli kadroyla değişikliğinin yapılmasıyla ilgili teklifleri yapmak

·         Bölüm veya anabilim dalında bölünme, birleştirilme ve kapatılma gibi durumlarda kadroların mevcutları ile birlikte aktarılması tekliflerini yapmak

·         Öğretim elemanlarının yurt içinde ve dışında kongre, konferans, sempozyum ve araştırma ve inceleme amacıyla görevlendirilmesi tekliflerini yapmak

·         Yurt içinde ve yurt dışında yaptıkları eğitimden dolayı mecburi hizmet yükümlülüğü bulunanların mecburi hizmet devrine ilişkin yazışmaları yapmak

·         Üniversitemiz personelinin özlük dosyalarının düzenlenmesi ve muhafazası ile ilgili iş ve işlemleri yapmak

·         Üniversitemizde görev yapan personelin derece ve unvan değişiklerine ilişkin teklifleri yapmak

·         Aday memurların yetiştirilmesine ilişkin temel eğitim programlarını hazırlamak

·         Hizmet içi eğitim kurs ve seminerleri düzenlemek

·         Hizmet içi eğitim ders programlarını ve eğitim kitapçıklarını hazırlamak

·         Personelin intibak işlemlerini yapmak

·         Emeklilik işlemlerini yürütmek

·         İdari personelin özlük-sicil dosyalarını düzenlemek

·         Personelin izin-rapor işlemlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak

·         Üst yönetimin istek ve önerisi üzerine akademik ve idari personelin muvafakat işlemlerini yürütmek

·         Üniversitemiz personeli ile eşleri ve bakmakla yükümlü oldukları yakınlarının Sosyal Güvenlik Kurumuna giriş kayıtlarının yapılması işlemlerini yürütmek

·         Üst yönetimce verilen benzer nitelikli görevleri yerine getirmek

 
DAİRE BAŞKANI:
 
· Başkan Dairenin yöneticisi ve temsilcisidir.
· Üst Yönetim ve ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler doğrultusunda yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesiyle ilgili politikaların uygulanışını izlemek ve personeline bu konuda açıklamalarda bulunmak,
· Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak,
· Üniversite personelinin atama, özlük ve emeklilik işleriyle ilgili işlemleri yapmak,
· İdari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek ve uygulamak,
· Kurum çalışanları ile ilgili açılan disiplin soruşturmaları için gerekli işlemlerin yürütülmesini sağlamak. Dairede çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, işbölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme, hizmet içi eğitimi sağlama yetkilerine sahiptir. Yetkilerini, Yönetim Kurulu ve Rektöre karşı sorumlu olarak mevzuat çerçevesinde kullanır.
· Daire ile ilgili harcamalarda harcama yetkilisidir.
· Dairede görevlendirilecek kişilerin seçimlerini yaparak, ilgili yasa ve yönetmelik uyarınca atamalarının yapılmasını Genel Sekreterlik kanalıyla Rektörlüğe önerir.
· Astlarının liyakat değerlendirmesini yapmak (tezkiyelerini düzenlemek), gerektiğinde terfi, taltif önerilerini amirine sunmak, problemlerine görev kapsamı dahilinde çözüm bulmaya çalışmak, iş disiplinini ve onaylanan disiplin cezalarının uygulanmasını sağlamak.
· Birim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde kullanılan gerekli araç, gereç, malzeme vb. ihtiyaçları belirlemek ve temini için gerekli çalışmaları yapmak.
· Personelin işlerini yürütmesinde kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, kararname ve diğer mevzuatın birimde bulundurulmasını ve herkes tarafından uygulanmasını sağlamak.
· Geçici olarak görevinden ayrılması halinde yerine vekalet edecek kişiyi belirlemek ve amirine önermek.
· Satın alma ve satış işlemlerini ilgili mevzuatına göre teklif etme veya onaylama yetkisine sahip olmak.
· Sözleşmeli çalışan personelin yasa gereği her yıl hazırlanması istenilen “Hizmet Sözleşmeleri”nin düzenlenmesini yürütmek.
· Kurum personel kadrolarının personel politikasına uygun olarak hazırlanmasını ve onaylandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
· Kurum personelinin sicil raporları ile ilgili işlemlerin düzenli ve eksiksiz olarak yerine getirilmesini sağlamak.
· İlgili yasalara göre kurumda çalışması gereken belirli sayıda sakat ve hükümlü personel alınması için gerekli çalışmaları yürütmek.
· Rektörlük tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.

ŞUBE MÜDÜRÜ

·         Şube Müdürü yaptığı iş ve işlemlerden dolayı Daire Başkanı’na karşı sorumludur.

·         Birimindeki hizmetlerin etkili ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak.

·         Biriminin çalışma düzeni ile ilgili değişiklikler konusunda Daire Başkanına bilgi sunmak, uygulamalarda görülen aksaklık ve sorunlar için önlemler almak.

·         İlgili mevzuat tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler doğrultusunda yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesiyle ilgili politikaların uygulanışını izlemek ve personeline bu konuda açıklamalarda bulunmak.

·         Akademik ve idari personelin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemleri ilgili kanun, mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde yerine getirilmesini sağlamak, gerekli hallerde ilgili kurumlar ile bağlantı kurmak ve yazışmaların yapılmasını sağlamak.

·         Kendi görev alanı içindeki ve diğer şubelerle olan yazılı ve sözlü bilgi akışının tam, doğru ve zamanında oluşmasını sağlamak.

·         Üniversiteye açıktan veya naklen atanacak akademik ve idari personel ile Üniversite içinde birim veya unvan değişikliğinden kaynaklanan atama ve görevlendirmelere ilişkin iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak.

·         Aylık kademe ve derece terfi işlemleri, kadro iptal ve ihdas işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

·         Aday memur eğitimi ve asli memurluğa geçiş işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

·         Akademik ve idari personelin tayin, atama, özlük, görevlendirme, işe giriş, işten ayrılış, vb. işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

·         Birimindeki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin ekonomik kullanılmasını ve her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.

·         Akademik ve idari personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerine ilişkin işlemlerin yapılması ve personel otomasyon sistemine işlenmesini sağlamak.

·         Akademik ve idari personelinin ücretsiz izin ve askerlik hizmetine ilişkin işten ayrılış, işe başlatılma, intibak ve borçlanmaya dair işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

·         Akademik ve İdari personele ait HİTAP girişlerini yaparak özlük bilgilerinde meydana gelen değişikliklerin doğruluğunu varsa eksik bilgilerin tamamlanmasını sağlamak.

·         Akademik ve idari personelin almış oldukları sağlık raporları, yıllık izin, mazeret izni, saatlik izin, hasta sevk formlarını inceleyerek arşive gönderilmesini sağlamak.

·         Emekli olan, istifa eden, naklen giden veya gelen akademik ve idari personellerin özlük dosyalarının teslim alınmasını ve gönderilmesini sağlamak.

MEMUR, BİLGİSAYAR İŞLETMENİ, VERİ HAZ.VE KONT.İŞLT.  (Bürolarda Görev Yapanlar):
 
· Başkanlığa gelen her türlü evrakı imza karşılığı alarak kayıt etmek ve ilgilisine iletmek.
· Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması için dağıtmak.
· Daire Başkanı tarafından yazılması talep edilen yazıları yazım kurallarına uygun olarak kısa sürede yazmak.
· Başkanlığa gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak konularına göre dosyalamak, Başkanlıktan havale edilerek çıkan evrakı kaydederek dağıtımını yapmak.
· Giden evrakların birer suretlerini ilgili dosyalarda muhafaza etmek.
· Daire Başkanlığı personelinin özlük hakları ile ilgili konuları takip etmek; izin ve rapor gidiş-dönüş tarihlerini Personel Dairesi Başkanlığına yazıyla bildirmek.
· Astları arasında dengeli ve esnek bir iş bölümü sağlamak, yapılacak işler hakkında gerekli açıklamalarda bulunmak, işlerin yapılmasına nezaret ederek zamanında ve eksiksiz olarak sonuçlandırılmasını sağlamak.
· Biriminde yürütülen faaliyetlerin etken bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli araç, malzeme, personel vb. ihtiyaçları önceden belirleyerek amirine iletmek.
· Gelen ve giden evrakla ilgilenmek, gereğini yapmak, tüm evrakların dosyalanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak.
· Kendi görev alanı içindeki ve diğer bölümlerle olan yazılı ve sözlü bilgi akışının tam, doğru ve zamanında oluşmasını sağlamak.
· Amirinin ihtiyaç duyabileceği kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde rapor hazırlamak.
· Astlarının yetiştirilmelerini sağlamak, astlarına iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek.
· Malzeme alımları ile ilgili olarak amirine önerilerini bildirmek.
· Amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.

 
MEMUR, BİLGİSAYAR İŞLETMENİ, VERİ HAZ.VE KONT.İŞLT.  (Evrak Kayıt ve Arşiv Biriminde Görev Yapanlar):
 
· Kuruma gelen tüm resmi ve özel evrakların düzenli olarak tasnif edilmesini sağlamak.
· Özel evrakların kişilere ulaştırılmak üzere ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
· Kurum dışından gelen resmi evrakların gelen evrak kayıt defterine kaydedilerek ilgili birimlere zamanında dağıtımını sağlamak.
· Gelen evrak, kayıt defter sayfasını evrakı teslim alan birim yetkilisinin imzalamasını sağlamak.
·  Kurum dışına gidecek evrakların kayıt, zarflama ve adreslerinin yazılarak tartılmasını ve postalama işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak.
· Diğer kamu kurum ve kuruluşlara giden evrakların bir suretlerinin dosyalanarak saklanmasını sağlamak.
· Kuruma dahil birimlerde 10 yılını dolduran evrakların arşivlenmesi ile ilgili işlemlerin düzenli bir biçimde yapılması ve arşiv deposu koşullarında saklanmasını sağlamak.
· Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek dosyaların envanterlerinin hazırlanarak devirlerinin kurallara uygun olarak yapılmasını sağlamak. Kurum içi ve kurum dışı birimlerle arşiv ile ilgili konularda amir onayı ile yazılı ya da sözlü gerekli iletişimi sağlamak.
· İmhası gereken evrakların SEKA’ya devri ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak.
· Yılda bir defa Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Kurum arşiv faaliyet raporunun hazırlanarak gönderilmesini sağlamak.
· Evrak ve arşiv hizmetlerinin gelişen teknolojiye uygun olarak bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesi için gerekli çabayı göstermek.
· Görevleriyle ilgili olarak amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.